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Interview avec SOS Kannerduerf06/2018

Madame Echeverria de SOS Kannerduerf utilise PlanPers pour gérer les horaires des équipes de support. Elle répond à nos questions.

Vous utilisez le système PlanPers proposé par DSK. Quel était votre besoin ?

SOS Kannerduerf Lëtzebuerg a des besoins bien spécifiques. Au début, nous avions une structure basée sur des horaires de bureau classiques, mais cette dernière a évolué vers l’émergence de groupes de vie qui nécessitaient une planification sur base d’horaires plus étendus. La spécificité de SOS Kannerduerf est également la présence de maisons avec des mamans SOS, les « Kannerduerfsfamiljen ». Nous avons décidé de collaborer avec DSK, notamment parce que leurs solutions, en plus de répondre à nos attentes, étaient compatibles avec notre logiciel de salaire. Ce qui nous semblait également important était que la société soit basée au Luxembourg. Travailler avec des partenaires locaux, qui développent leurs logiciels sur place, nous est apparu comme particulièrement intéressant. C’est ainsi que, depuis 2018, 2017 ayant été une phase test, nous utilisons le système PlanPers pour le personnel des groupes de vie et prochainement, pour les collaborateurs des Kannerduerfsfamiljen.

Comment la problématique qui était la vôtre a-t-elle été résolue ?

Tombant sous le champ d’application de la CCT SAS, nous sommes contraints de respecter plusieurs plafonds concernant les heures à planifier, à prester ou encore des pots tels que le crédit employeur et le crédit salarié. Le système PlanPers permet facilement de respecter ces différents plafonds. Les services étant ouverts 24 heures sur 24, le planning du personnel doit être établi à temps afin de le communiquer aux collaborateurs au moins 7 jours avant son entrée en vigueur. Les pauses sont créées sur mesure pour chacune de nos entités. PlanPers nous est utile également pour intégrer les collaborateurs ne travaillant pas dans ces entités, comme par exemple le personnel de l’administration et de notre Déiereprojet, qui travaillent à temps partiel avec un nombre différent d’heures par jour.

Comment s’est passé l’adaptation à ce nouveau système ?

Très bien ! Nous avons très facilement pris en main toutes les fonctionnalités de PlanPers grâce à quelques formations dispensées par une personne de DSK qui s’est rendue chez nous. Elle a pu répondre à un grand nombre de nos questions et même paramétrer le système selon nos besoins spécifiques. Nous avons donc été bien accompagnés et les formations étaient suffisamment complètes pour me permettre de former à mon tour d’autres collaborateurs, comme par exemple des chefs de groupe dans leur tâche de planification ou de validation d’heures prestées hors cadre. Une fois que le langage des outils est acquise, la gestion quotidienne est tout à fait fluide.

Qu’est-ce que l’utilisation de la solution PlanPers a changé pour votre structure ?

Dans un futur proche, nous gagnerons un temps considérable. Beaucoup se gère déjà automatiquement, par exemple l’ajout des heures de nuit, des dimanches et jours fériés. Leur export se fait intégralement dans notre logiciel pour le calcul des salaires, ce qui est très pratique aussi. Dans le cas de nos groupes de vie et suivant la CCT SAS, un certain nombre d’heures est à prester chaque mois. Ce nombre est proratisé suivant la tâche de la personne concernée. Plus aucun calcul n’est à faire manuellement puisque le programme se charge de tout, grâce au paramétrage personnalisé réalisé par DSK. Les plafonds à respecter sont ainsi affichés et les différents soldes sont reportés mois par mois. Nous ne devons donc plus calculer le total des heures quotidiennement pour chaque membre du personnel. Enfin, ce qui est très utile également, c’est l’affichage mensuel de la situation propre à chaque membre, où chacun retrouve toutes les données relatives à ses heures prestées, ses jours de congés, ses différents crédits ou encore les jours de congé ainsi que les jours de maladie. PlanPers apporte donc un avantage considérable qui est le gain de temps, notamment pour le service des ressources humaines. Enfin, cette solution nous permet d’être en conformité avec le nouveau règlement sur la protection des données. Nous en sommes donc très satisfaits.

Comment se passe votre collaboration avec DSK ?

« Collaboration » est bien le terme. DSK, en effet, n’est pas un simple fournisseur de logiciel, mais un réel collaborateur. Nous travaillons ensemble à résoudre des problématiques. L’échange est mutuel, c’est un partenaire qui recherche toujours à correspondre aux mieux aux attentes de ses clients, à acquérir de nouvelles compétences et savoirs. C’est ainsi que nous leur apportons aussi un certain savoir-faire à travers l’application de la CCT SAS. Par ailleurs, nous apprécions particulièrement la réactivité du support. Dès que nous avons une question ou que nous rencontrons une problématique, nous savons que nous pouvons compter sur eux et que tout sera mis en place pour y répondre le plus rapidement et efficacement possible. L’équipe est professionnelle, efficace, à l’écoute. Je les appelle souvent et j’arrive même à reconnaître leur voix au téléphone ! Nous avons établi une réelle relation de confiance et d'échanges, qui nous souhaitons va rendre notre collaboration d'avantage fructueuse et espérons ainsi que d'autres fonctionnalités pourront être développés suivant nos besoins et la CCT SAS par le service de développement de DSK.

Planning facile avec PlanPers06/2018

Simplifiez-vous la vie avec un outil de Planning intégré à votre gestion du temps !

>>> Maîtrisez les horaires et postes irréguliers

PlanPers est notre application de planification destinée aux responsables RH et de service. Elle permet aux gestionnaires d’établir un plan de travail détaillé en attribuant des horaires, des lieux et des activités par personne chaque jour. PlanPers est pensé pour les sociétés qui travaillent sur base d’horaires irréguliers et multi-sites, ou qui ont des besoins de personnel spécifiques par activité. Il prend en compte automatiquement le contrat de chaque employé et vous laisse planifier les pauses journalières et hebdomadaires.

>>> Des fonctionnalités pour vous simplifier la vie

Un outil de planning doit faciliter votre gestion quotidienne. PlanPers offre des fonctionnalités avancées pour rendre la planification simple et sûre :

> Pose des horaires par jour ou par période
> Création de modèles sur des périodes flexibles
> Allocation des horaires et modèles par simple clic
> Fonctionnalités de copier-coller sur des périodes variables
> Prise en compte des contrats des employés
> Calcul du solde théorique en continu et alertes dynamiques
> Validation du planning et mise en évidence des modifications
> Impression et affichage des plans en plusieurs formats ou par page web

>>> Intégration avec le temps de présence

Totalement intégré à notre logiciel TiM, PlanPers évite la double saisie et permet de prendre en compte les données déjà enregistrées dans votre gestion de présence, comme les absences posées.
PlanPers affiche les pointages en temps réel et fournit donc un retour rapide sur les déviations par rapport au planning. Des alertes visuelles permettent d’adapter rapidement les heures au travail réellement prestées.

Notre solution vous intéresse ? Contactez-nous pour toute demande.
Nous proposons également des solutions sur mesure en fonction de vos besoins spécifiques.

5 trucs pour amorcer le RGPD en douceur03/2018

Le 25 mai aura lieu l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen RGPD sur la protection des données, qui entraînera une mise à jour en profondeur des procédures administratives. Il changera en effet fondamentalement les règles selon lesquelles une société peut collecter et gérer des données.

En tant qu’éditeur de logiciels dans le domaine des RH et de la sécurité, DSK Systems est éminemment concernée par ce règlement. Nous devons non seulement mettre en conformité nos propres procédures mais aussi adapter nos logiciels.

Le RGPD, vous en avez certainement entendu parler car les articles pleuvent à son sujet. Plutôt que de vous laisser submerger, nous vous proposons, en guise de parapluie, 5 « trucs » que nous avons testés pour bien vous y préparer.

  1. Informez-vous !


A travers des conférences d’information proposées par le CNPD mais aussi des outils très bien faits pour vous apporter, en un clic, une mine d’informations : la brochure sur les obligations de protection du CNPD, le guide de préparation du CNPD qui résume en 7 étapes comment vous préparer et enfin, le site du CNIL français.

  1. Impliquez vos collaborateurs


Le RGPD concerne aussi les droits de vos employés. Impliqués dès le début, ils seront plus réceptifs sur les finalités des traitements et vous apporteront une aide essentielle pour pouvoir établir la liste de vos traitements (par exemple les logins de firewall, les fichiers reçus par le support, le détail des appels sur les GSM société).

  1. Trouvez des modèles faciles à utiliser


Outre les outils du CNPD très complets, il existe aussi sur le site du CNIL, des modèles pour le registre des traitements plus faciles et pratiques. Si vous avez des traitements sensibles, vous devrez établir des Privacy Impact Assessments. Ici aussi le CNIL vous propose un outil PIA simple qui permet de structurer cet effort.

  1. Demandez un avis tiers… sans frais supplémentaire


A partir du 25 mai, le rôle du CNPD se cantonnera à celui du validateur. Si différents acteurs du monde de l’audit, RH, informatique ou avocats pourront vous proposer des services autour du RGPD, il existe un autre moyen moins onéreux : opter pour un audit RGPD, qui vous montre les points à améliorer, en vous permettant de garder la main sur l’implémentation. Et si vous avez des questions précises, il est souvent possible de contacter un de vos prestataires, en lien avec le RGPD, pour avoir son avis sans frais supplémentaire.

  1. Restez pragmatique


L’objectif du RGPD est de renforcer les droits des particuliers, pas de vous mettre en faillite. Ne vous focalisez pas trop sur des détails, mais réfléchissez plutôt en quoi ces données vous sont utiles. Il peut être intéressant de penser d’abord à l’impact que produirait une perte ou dissémination des données pour les personnes concernées. S’il est négligeable, la priorité de son traitement reste peu élevée.

Pensez positif… le RGPD peut aussi être une bonne occasion de libérer de l’espace disque et de faire le ménage dans vos systèmes !

Si vous avez des questions sur les efforts RGPD chez DSK Systems, n’hésitez pas à nous contacter.

Interview avec le CNPD sur le RGPD03/2018

Le RGPD constitue un changement fondamental dans l’approche qu’ont les sociétés dans leur gestion des données. Estimez-vous que le message soit suffisamment pris au sérieux par les sociétés luxembourgeoises ?

Nos échanges avec les entreprises pendant ces derniers mois nous ont permis de faire deux constatations à cet égard.

Premièrement, les entreprises que nous rencontrons lors de nos conférences sont souvent très inquiètes parce qu’elles ont entendu parler des sanctions ou de certaines difficultés que d’autres entreprises ont rencontrées dans leur gestion des données. Pour ces entreprises, le rôle de la CNPD est surtout de leur expliquer les principes à appliquer et de leur fournir une guidance pour qu’elles puissent avancer dans leurs efforts de mise en conformité.

Deuxièmement, nous estimons qu’il y a un grand nombre d’entreprises qui ne sont pas (ou pas suffisamment) conscientes des règles à appliquer. Malheureusement, on ne peut pas s’attendre à les rencontrer lors de nos conférences ou formations, tout simplement parce qu’elles n’ont pas encore identifié le besoin de s’informer. Un grand nombre d’entreprises ne se sentent pas concernées parce qu’elles ne traitent pas de données dites « sensibles ». Or, en réalité, ce n’est pas aussi simple. Toutes les données personnelles sont dans le périmètre. Même si on peut supposer qu’une mise en conformité pour ces entreprises ne nécessiterait pas forcément un effort énorme, celles-ci devraient quand même faire l’exercice pour vérifier leur conformité.

Notre objectif est donc que le premier groupe adopte une approche constructive et soit rassuré grâce aux informations reçues – et qu’il communique ce message au deuxième groupe.

Le CNPD remplit actuellement un rôle de validation. Cette fonction va disparaître le 25 mai prochain. Vers qui les sociétés pourront-elles alors s’orienter pour obtenir des conseils ou une certification RGPD?

La CNPD aura toujours une responsabilité pour fournir de la guidance. La guidance se différencie du conseil. Elle ne s’adresse pas spécifiquement à une entreprise, mais plutôt à un secteur. En principe, elle concerne une thématique donnée. Cette approche devrait permettre d’aider un maximum d’entreprises, ce qui ne serait pas possible à travers des « conseils » individuels. Ceci dit, la CNPD reste bien évidemment disponible pour conseiller les entreprises sur des questions plus spécifiques ou complexes qui ne peuvent pas être couvertes par la guidance.

A travers ses relations avec les nombreuses organisations qui représentent les entreprises, la CNPD espère par ailleurs leur donner les outils et éléments de guidance nécessaires pour encadrer leurs membres en matière de protection des données dans leur contexte métier donné. La CNPD a déjà, à plusieurs reprises, communiqué sur sa volonté de les impliquer et de les aider, un message qui a été bien reçu. De nombreuses initiatives très constructives sont en cours.

Quant à la certification, la CNPD est actuellement en train de travailler sur le sujet et va en informer les entreprises dès que le dossier sera suffisamment avancé. Nous voulons éviter que les entreprises pensent que la « certification » est la solution à toutes les questions et qu’elles reportent leurs efforts de mise en conformité jusqu’à ce que cette dernière soit disponible. Nous sommes conscients des attentes des entreprises et ferons avancer ce dossier au plus vite. Toutefois, nous mettons les entreprises en garde sur le fait que la certification est un outil pour « vérifier » la conformité. Il faudra donc se mettre en conformité avant.

Alors que les données structurées (type ERP) sont assez faciles à cerner, il est beaucoup plus difficile de faire l’inventaire de tous les petits fichiers et listes disparates (Excel, texte, lettres, copies d’écran…). Quelle approche recommandez-vous par rapport à ces données peu structurées ?

Nous recommandons de commencer d’abord à identifier les traitements et puis de mapper les données sur les traitements. En fait, une donnée peut être (et très probablement est) utilisée dans de nombreux traitements. Et c’est le contexte de ce traitement qui est important (p.ex. un nom sur une liste pour une newsletter n’est pas la même chose qu’un nom sur une liste de patients touchés par un cancer).

Un autre atout de cette approche peut être le fait de prioriser les traitements « à haut risque ». Il faudrait identifier dans quelle mesure des données non-structurées interviennent sur ce genre de traitement au cas par cas.

Toutefois, cette approche n’est pas obligatoire. Si l’exercice est fait jusqu’à la fin, le résultat devrait être le même. La CNPD n’est pas prescriptrice sur ce point et encourage les entreprises à échanger entre elles par rapport à des méthodes qui ont bien fonctionné.

Certains secteurs de l’économie sont plus concernés par la gestion et le traitement des données que d’autres. Est-ce que vous voyez une différence d’application du RGPD selon le secteur de l’entreprise ?

Le RGPD s’applique à tous les secteurs. Certains facteurs peuvent cependant influencer l’application du RGPD comme p. ex. la régulation d’un secteur. Si un secteur est déjà régulé, les entreprises ont peut-être plus l’habitude de suivre l’évolution règlementaire et se sont dotées de structures internes pour assurer cela.

Comment se feront les contrôles après le 25 mai 2018 ? Est-ce que le CNPD se voit dans un rôle de support ou de contrôleur après cette date ?

La CNPD veut garder un équilibre entre guidance et contrôle. Elle cherche aussi à sensibiliser au fait que les contrôles n’ont pas comme objectif unique de sanctionner. Ils devront également permettre à la CNPD d’identifier les zones d’erreur récurrentes sur base desquelles elle pourra élaborer une guidance qui aidera les entreprises à s’améliorer.

Les 4 objectifs que la CNPD s’est donnée pour les contrôles sont :

- identifier des problèmes ponctuels et récurrents ;
- vérifier l’application de la guidance fournie ;
- faire des investigations en cas de problèmes notifiés ;
- vérifier la mise en place de mesures de mise en conformité.

Trouvez plus d'informations sur le contrôle de la conformité dans ce document.

Time & Security Day11/2017

Consultez les photos de notre foire Time & Security Day le 27 octobre.

Une journée en  fête

Avec 18 exposants, la foire organisée à l'occasion des 25 ans de DSK Systems était un grand succès. Près de 200 visiteurs et plus de 100 sociétés sont passés s'informer sur les innovations du monde RH et Sécurité.

Retrouvez les photos de l'événement dans la galerie ci-dessous.

25 ans DSK05/2017

Pour DSK Systems l'année 2017 est un peu particulière: cela fait maintenant 25 ans que la société existe et développe son rôle de spécialiste du temps de présence.

Nous allons profiter de cette occasion pour inviter tous nos clients, ainsi que ceux qui veulent le devenir, sur notre foire Time & Security 2017 qui aura lieu le 27 octobre au Tramsschapp.

Une startup dans le grenier

DSK Systems a commencé en 1992, dans le grenier de Gil da Silva. Depuis le tout début nous avons mis l'accent sur la proximité avec nos clients, un service client sans faille et le développement en interne de nos solutions clé.

Au temps de présence s'est vite ajouté le domaine de la sécurité. Depuis 1998 nous fournissons aussi toute une gamme de produits couvrant le contrôle d'accès comme les systèmes d'alarme et de télésurveillance.

La confiance de nos clients

Un partenariat avec le groupe Landewyck en 1999 a permis à DSK Systems de se développer lentement mais sûrement. Nous sommes fiers que nos clients des premiers jours le soient toujours. Ceci nous a aussi permis de grandir ensemble avec les besoins de nos clients.

Les produits que nous installons aujourd'hui se sont développés selon des besoins réels rencontrés. Nous pouvons donc proposer  25 ans d'expérience et d'évolution dans nos domaines de compétence.

Time & Security 2017


Pour fêter ce jubilé nous vous invitons à nous rejoindre le 27 octobre de 11h à 19h au Tramsschapp à Luxembourg. Ensemble avec nos fournisseurs et nos sociétés partenaires nous voulons vous donner l'occasion de nous rencontrer et de voir et toucher le matériel que nous proposons.

Une quinzaine de stands couvrant le domaine RH, temps de présence et sécurité vous permettront de rencontrer des fabricants et spécialistes et de pouvoir vous faire une idée concrète de ce que nous pouvons vous offrir dans ces domaines. Si vous avez des questions au sujet de cet événement, contactez-nous sur events@dsk.lu. Plus d'informations suivront dans les prochains mois.

L’outil « proxSafe »04/2017

Un système innovant, simple d’utilisation et sûr, c’est ce que nous vous proposons pour la sécurité et la gestion de vos clés.

Qui possède les clés d’un véhicule en cet instant ? Les clés du local technique ont-elles été rendues à temps ? Quelles clés sont encore en circulation actuellement ?

Autant de questions auxquelles répond notre système proxSafe, à travers ses quatre outils :

> Logiciel proxSafe Commander

Il regroupe à lui seul toutes les activités liées à l’utilisation des clés de votre société et permet, à tout instant, de visualiser l’état des clés : lesquelles sont rangées dans l’armoire ? Lesquelles en ont été sorties ? Qui les a prises et quand ? L’identification, le contrôle, l’audit et le rapport de l’état de votre stock de clés sont possibles 24/24h et 7/7 jours.

> Armoire(s) à clés

Nos armoires à clés sont parfaitement sécurisées. A l’instar d’un coffre-fort, elles ne s’ouvrent qu’à condition d’y avoir un accès autorisé. Modulables selon vos besoins, elles existent en différentes tailles, équipements et modèles.

La série « maxx » propose deux modèles avec fermeture de porte coulissante et automatique et capacité de rangement de 32 ou 64 clés.

La série « flexx » existe en 5 tailles, avec une capacité de 32 à 384 emplacements de clés et porte vitrée. Les armoires peuvent être combinées à souhait ou ajoutées à un système existant.

> Terminal d’accès

Placé à côté de votre armoire à clés, le terminal permet d’en identifier les accès. Trois options sont possibles pour déverrouiller la porte : le code PIN, la carte à puce, ou encore l’empreinte digitale de l’utilisateur. Les accès aux clés peuvent être programmés individuellement pour chaque utilisateur ou même par tranche horaire.

> Keytags

Ils permettent de faciliter l’identification de la clé recherchée, grâce à une diode électroluminescente qui indique où se trouve la clé recherchée. L’utilisateur peut donc la retrouver en un instant, de manière facile, rapide, et sûre.

Les avantages : 

  • Pas de maintenance. Les keytags fonctionnant sans contact, ils peuvent être insérés des milliers de fois dans leur gaine sans s’user. Ainsi, aucune maintenance ni entretien ne sont nécessaires.

  • Un large choix. L’outil proxSafe existe dans plusieurs tailles, vous permettant ainsi de sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins, tout en gardant la possibilité de le compléter ultérieurement si vos besoins évoluent.

  • Des options avancées. Le logiciel proxSafe Commander permet de réserver des clés à des dates précises depuis votre smartphone, d’envoyer des rappels si des clés ne sont pas retournées ou permet encore de gérer la rotation des véhicules d’une flotte partagée. En utilisant des armoires à tiroirs, vous pouvez même gérer votre équipement technique.


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Interview avec la VdL04/2017

Monsieur Claude Rollinger, responsable services généraux auprès du Service des autobus de la Ville de Luxembourg, a accepté de répondre à nos questions sur son expérience avec notre outil proxSafe.

Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec DSK et quels étaient vos besoins ?

La Ville de Luxembourg travaillait déjà depuis des années avec DSK, mais pour un outil de gestion du temps de présence et d’accès. L’expérience que nous en avions était très satisfaisante, c’est pourquoi nous avons tout de suite fait confiance à la société pour l’utilisation de ce nouvel outil.

Le besoin du Service des autobus était de pouvoir gérer tout un ensemble de clés : avoir une trace de leur parcours, pouvoir identifier quelle personne les avait utilisées, quand, si elle les avait restituées… Dans ce contexte, l’armoire à clé proxSafe s’est avérée être exactement l’outil qu’il nous fallait.

Quelle était votre problématique avant que DSK ne vous propose l’armoire à clés proxSafe ?

Nous avions remarqué que nous perdions beaucoup de temps à la gestion de ces clés, car elles n’étaient souvent pas rendues à temps, parfois égarées. Par ailleurs, nous n’avions pas de visibilité sur leur utilisation.

Qu’est-ce qui a changé pour vous grâce à cet outil ? Quels sont les avantages que ce dernier vous procure ?

Avec l’introduction de l’armoire à clés la situation s’est améliorée du jour au lendemain. Nous gagnons un temps précieux car nous savons en permanence qui a emprunté quelle clé, quand il l’a sortie de l’armoire, quand la clé a été restituée…

Quant aux utilisateurs des clés, c’est très simple : ils ont un badge, le même que pour le pointage du temps de présence d’ailleurs, et peuvent accéder ou non (selon qu’on leur cède les droits) à telle ou telle clé. Il leur suffit de passer le badge sur le boîtier à côté de l’armoire et de sélectionner la clé souhaitée. Un anneau s’allume autour de l’emplacement de la clé pour indiquer sa position : ainsi, l’utilisateur la retrouve instantanément. C’est très pratique et très facile d’utilisation.

Vos besoins ont-ils évolué depuis votre première utilisation de l’armoire à clé ?

Au début, nous avions surtout besoin de l’armoire pour ranger et gérer des clés. Depuis, nous avons ajouté aussi quelques petits objets, tels que des badges, des cartes ou des tokens.

Comment se sont passés l’installation ainsi que vos premiers pas avec l’outil de DSK ? 

Très facilement. DSK nous a donné quelques instructions relatives à l’alimentation, au câblage. Ensuite, la société est venue installer l’armoire à clés et s’est occupée du montage, de la connexion et de la mise en service. Nous avons reçu une double formation : pour le gérant du programme informatique d’une part et pour permettre aux utilisateurs de connaître le fonctionnement du système d’autre part. Depuis ce jour, nous n’avons rencontré aucun souci ! Cela fait maintenant 4 ans que nous utilisons le système au quotidien.

Qu’appréciez-vous dans votre collaboration avec DSK ? 

La réactivité ! DSK est un partenaire qui écoute nos besoins et qui y répond très rapidement. Par ailleurs, nous gardons toujours les mêmes personnes de contact, ce qui crée une relation de confiance qui s’inscrit dans la durée.

Photo : Mike Zenari

Demande d’absence12/2016

Facilitez-vous la vie avec l’outil « Demande d’absence » développé par DSK Systems.

>>> Un gain de temps

Grâce aux fonctionnalités automatisées, le processus de demande de congé libère les utilisateurs des contraintes qui leur sont habituellement associées : réduction du travail de saisie des données, suppression des rappels à formuler et envoi des informations uniquement aux utilisateurs concernés.

Le collaborateur qui souhaite soumettre une demande de congé à son supérieur en fait la demande via l’intranet DSKnet. La demande est ensuite envoyée à toutes les personnes dont l’autorisation est requise. Si l’acceptation est validée, le demandeur en est  informé via mail.

Dans le cas où la hiérarchie inclut un niveau supérieur (N+2), le second niveau est contacté uniquement si le premier niveau a donné son accord.

Les +

> Un workflow automatisé
> Des soldes congés et heures à jour
> Des demandes automatisées
> Des accords par échelons
> Des emails dans la langue du destinataire (FR,DE,EN) à chaque étape
> La visualisation des absences des collègues du même service

>>> Un gain de place

L’outil DSKnet supprime complètement les fiches de demande de congé. L’intégralité des échanges, l’historique des demandes et leur comptabilité sont regroupées au sein du même outil numérique.

>>> Une traçabilité

Tout l’historique du processus de demande, de validation et d’ajournement des absences peut être consulté pendant ou après l’approbation. Les dates de soumissions, les réponses et le nom de tous les acteurs ayant pris part dans la décision finale sont consultables. Cette traçabilité précise peut s’avérer utile en cas de litige, car elle apporte une information impartiale et indiscutable et met donc fin à toute discussion.

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Nous proposons également des solutions sur-mesure en fonction des besoins spécifiques.

Interview avec l’ITM12/2016

Madame Joëlle Kayser de l'ITM utilise les produits DSK Systems depuis des années déjà. Elle répond à nos questions.

Pour répondre à quels besoins avez-vous fait appel aux services de DSK ?
Dans notre service des Ressources Humaines, nous devons gérer notamment toute la partie liée aux horaires mobiles, aux congés et aux absences. Plus le personnel est nombreux et plus ces tâches sont complexes et chronophages. Nous avions donc besoin d’un système facile, rapide et pratique qui nous permette d’optimiser ce suivi. L’outil TiM de DSK est pour cela tout à fait adéquat car il nous facilite considérablement cette gestion.

Depuis quand travaillez-vous avec TiM ?
Nous collaborons avec DSK depuis 2012. Cela fait donc 4 ans que nous travaillons avec les logiciels qu’ils ont élaborés et nous en sommes pleinement satisfaits. Avant cela, nous travaillions avec un autre système qui nécessitait beaucoup de temps et d’intervention manuelle. Aujourd’hui, grâce à l’outil TiM, tout est automatisé et nous gagnons en efficacité.

Qu’est-ce qui vous a convaincue de travailler avec DSK ?
Des collaborateurs de la société étaient venus nous présenter leurs outils car nous étions en demande de solutions concernant la gestion des absences et des congés notamment. Nous avons tout de suite estimé que les logiciels qui nous étaient proposés correspondaient à notre demande. Quant à l’aspect humain, nous avions dès le début eu l’impression d’être écoutés et compris. Cette première appréciation s’est révélée tout à fait juste par la suite.

Le service vous satisfait donc ?
Absolument ! DSK est un partenaire très réactif. Lorsque nous rencontrons un problème, il est immédiatement pris en compte et résolu avec un grand professionnalisme. Nous nous sentons donc totalement en confiance. Quant à l’écoute, DSK répond précisément à nos besoin et propose des solutions sur mesure, c’est très appréciable car nos attentes évoluent et les outils pour y répondre aussi.

Comment qualifieriez-vous votre collaboration avec DSK ?
Nous entretenons de très bonnes relations. DSK est un partenaire sur lequel nous pouvons compter. La qualité de service est indéniable. Ils sont réactifs et à l’écoute. C’est rassurant de pouvoir travailler avec eux.

Pourquoi utilisez-vous un logiciel de temps de présence ? 
Le nombre de nos collaborateurs est assez important, c’est pourquoi la gestion et la visualisation de leur présence au travail peut vite s’avérer complexe. A l’Inspection du Travail et des Mines, nous avons un système d’horaires mobiles. Par exemple, si une personne comptabilise 8 heures de travail supplémentaires à la fin d’un mois, elle peut choisir de reporter cette récupération le mois suivant, en deux demi-journées ou en une journée entière. Cette flexibilité engendre une organisation dense et un suivi précis. A cela s’ajoute évidemment les congés légaux, mais aussi les congés sociaux, parentaux, de maternité, maladie, familiaux, etc. TiM nous permet d’y voir parfaitement clair malgré les nombreux éléments qui entrent en jeu. Les outils offrent une simplification des processus à la fois pour les gestionnaires, mais aussi pour le personnel.

Quels sont les avantages qu’offre la solution TiM ?
Concernant l’outil que nous utilisons pour la gestion des absences, outre le fait de simplifier considérablement le processus de leur demande, leur accord et leur suivi, le système de DSK permet aussi d’avoir, n’importe quand, une vision en temps réel des personnes présentes ou absentes, avec les raisons de cette situation. Nous avons accès aussi très rapidement aux différents décomptes des congés et heures de récupération. En un clic, on accède à toutes les informations dont on a besoin. C’est un logiciel très fiable qui enregistre aussi tout l’historique. On peut donc très facilement retrouver les étapes du processus : qui a demandé, quand, qui a validé, etc. Quant à l’outil de pointage, nous en sommes tout autant satisfaits. Ici aussi, nous avons gagné en efficacité par rapport au système que nous utilisions précédemment. En effet, tout se fait aujourd’hui automatiquement avec un système de badge : plus besoin donc, de se connecter, de s’enregistrer et d’entrer les données manuellement. Un simple passage à la borne avec un badge suffit.

Vous seriez donc prête à recommander TiM à d’autres collaborateurs ?
Tout à fait ! Je peux dire que cet outil nous facilite le quotidien dans notre tâche de gestionnaire du personnel : il nous aide à être plus efficaces, nous fait gagner du temps et nous permet d’y voir plus clair. Quant aux salariés, ils ont à leur disposition des moyens de gagner du temps eux aussi. Tout le monde y gagne !

PlanPers nouvelle génération09/2016

Notre solution de planning des horaires a été complètement revue et améliorée.