Gil da Silva, Gründer von DSK Systems und "DS" unseres Firmennamens, geht nach 32 Jahren Führungsarbeit in den Ruhestand.

1992 gründete Gil DSK Systems mit einer DOS-basierten Lösung zur Zeiterfassung. Seitdem hat er unser Angebot um Sicherheitslösungen erweitert, insbesondere durch die Übernahme der Firma Bara im Jahr 2005. Heute ist unsere Software in Luxemburg die Referenz für die Verwaltung von Anwesenheitszeiten und wir sind ein wichtiger Akteur im Bereich der Sicherheit. Gil wird weiterhin im Verwaltungsrat von DSK Systems vertreten sein.

Thierry Krombach, geschäftsführender Direktor, sowie das gesamte Management und die Belegschaft wünschen Gil und seiner Frau Amy da Silva einen glücklichen und erfüllten Ruhestand.

Nach mehr als 10 Jahren in Capellen ist es Zeit für einen Umzug!

DSK Systems wird Mitte Mai nach Sprinkange, in der Nähe von Dippach, in seine neuen, maßgeschneiderten Räumlichkeiten umziehen!

Die neuen Büros sind geräumiger und ermöglichen es, alle Teams in einem einzigen Gebäude zu versammeln.

Der neue Standort ist moderner und bietet bessere Arbeitsbedingungen und einen besseren Empfang für unsere Kunden und Interessenten.

Die Umbauarbeiten laufen auf Hochtouren. Weitere Informationen folgen in Kürze!

Wir launchen die neue Version unseres Intranets !

Nach mehreren Jahren Entwicklung freuen wir uns die neue Version unserer HR-Intranetlösung DSKnet v3 bekannt zu geben. Diese neue Version basiert auf sicheren Technologien wie Angular und hat ein modernes Design, welches komplett neu gestaltet wurde. Darüber hinaus bietet sie neue Funktionalitäten sowohl für die Benutzeroberfläche als auch für das Backend.

Multifunktionales Dashboard

Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über die An- und Abwesenheitsinformationen. Da sie als zentraler Hub fungiert, ermöglicht sie eine einfache Navigation zu den anderen Modulen von DSKnet. Dank eines flexiblen Widget-Systems können Sie Informationen nach Bedarf ein- und ausblenden - alles natürlich perfekt auch auf mobile Bildschirme abgestimmt.

Individuell angepasste Informationen

Sehen Sie sich individuelle Zusammenfassungen an, um auf Buchungen, Missionen und Meldungen zuzugreifen. Hier können Sie auch Ihre Anträge auf Zeiterfassung oder Zuschläge einreichen. Alle Anzeigetafeln sind optimiert damit nur die wichtigsten Informationen angezeigt werden. Dadurch wird der Seitenaufbau beschleunigt und die Serverlast verringert.

Eine leistungsstarke und offene API

Hinter den Kulissen basiert DSKnet v3 auf einer modernen und zugänglichen API, die es unseren Kunden ermöglicht, direkt auf die TiM-Engine und ihre Daten zuzugreifen, um bestimmte Funktionen in ihre eigene interne Software zu integrieren.

Wir sind äußerst stolz auf diese neue Version und stehen Ihnen für weitere Informationen oder Fragen gerne zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren unter info@dsk.lu.

DSK bietet feste Terminals, an denen sich jeder einfach mit seinem Ausweis einloggen kann.

Die DSKnet-Tools sind praktisch für Ihre Verwaltungsangestellten. Aber was tun Sie für Mitarbeiter ohne PC? DSK bietet feste Terminals, an denen sich jeder einfach mit seinem Ausweis anmelden kann. Das Ziel: Ihren Mitarbeitern und der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen das Leben leichter machen!

Unser vernetztes Bildschirm: einfach und intuitiv

Unsere robusten und praktischen vernetzten Bildschirme verfügen über einen integrierten Badge-Leser, der DSKnet mit einer berührungsempfindlichen Oberfläche anzeigt. Kein Login, kein Passwort, einfach den Ausweis anbringen und schon sind Sie verbunden.

Alle Ihre Mitarbeiter haben so Zugriff auf ihren Stundensaldo, können Urlaub beantragen und ihre Planung überprüfen. Die gesamte Navigation erfolgt mit dem Finger, wie auf einem Tablet.

Auf den Bildschirmen können Sie auch interne Daten anzeigen lassen, z. B. den Speiseplan der Kantine, die Hausordnung oder Ihre Sicherheitspolizei.

Papierlos und nachverfolgbar

Reduzieren Sie Papierkram und vereinfachen Sie Prozesse. Jede Anfrage ist verfolgbar und Sie behalten den Überblick über die laufenden Anfragen.

Diese praktischere und umweltfreundlichere Lösung ist ein echter Gewinn für Ihre Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz und macht sowohl den Mitarbeitern als auch der Personalabteilung das Leben leichter.

Interessieren Sie sich für unsere Produkte? Sie haben eine Frage? Wir stehen Ihnen per E-Mail unter info@dsk.lu zur Verfügung.

Treffen mit Valérie Rabes, Luxlait

Erklären Sie kurz welches Produkt Sie benutzen und wie Sie es verwenden?

Luxlait ist ein Industrieunternehmen, in dem viele Arbeiter arbeiten, die keinen Zugang zu einem Computer haben.
Der vernetzte Bildschirm, der an mehreren Orten verteilt ist, ermöglicht es den Arbeitern, mit ihrem Ausweis Zugriff auf die Webseite zu haben, sich einzustempeln und ihre Richten auf Tages-, Monats- oder Jahresbasis zu verfolgen. Auf diese Weise können sie ihre Arbeitsstunden nachverfolgen.

Außerdem können die Arbeiter auf dem Bildschirm ihre persönliche Planung und die des Teams einsehen und Urlaub nehmen, ohne dass sie dafür physische Antragsformulare handhaben müssen. Der Antrag wird direkt an ihren Vorgesetzten zur Genehmigung oder Ablehnung weitergeleitet. Der Arbeiter kann den gesamten Vorgang am Bildschirm verfolgen.

Schließlich dient der Bildschirm auch dazu, allgemeine Unternehmensinformationen zu verfolgen, die direkt von der Personalabteilung weitergeleitet werden.

Was war das Problem, das Sie zu lösen versuchten?

Aus ökologischer Sicht und um Zeit zu sparen, wollten wir unnötigen Papierkram vermeiden. Daher der Drang auf Digitaltechnik umzusteigen.
Außerdem ermöglicht die Digitalisierung, einen Nachweis der Anträge zu haben und Beweise zu besitzen, wenn z. B. ein Urlaub abgelehnt wird.

Wie konnten die vernetzten Bildschirme Ihr Problem lösen?

Die Urlaubsverwaltung und die Zeiterfassung wurden korrekter und besser organisiert, was die Aufgabe für die Personalabteilung und alle Mitarbeiter erleichtert.

Wie ist die Installation des Produkts abgelaufen?

Sehr gut, alles lief in Verbindung mit der technischen Abteilung, die den Strom zu allen Stempelstellen bringen musste, und der IT-Abteilung für die Bereitstellung von Servern und die Durchführung von Funktionstests.

Wie war die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern, gab es Komplikationen? Ist es einfach zu bedienen?

Es gab eine sehr gute Akzeptanz auf Arbeiterebene, die Bildschirme waren von Anfang an sehr einfach zu bedienen. Alle Manager wurden geschult und schulten dann ihre Teams gemeinsam mit DSK.

Sind Sie mit dem Produkt zufrieden? Würden Sie es anderen Kollegen empfehlen?

Wir sind absolut zufrieden. Auch der Kundendienst ist bei IT-Sorgen sehr schnell, DSK ist sehr reaktionsschnell und löst Probleme sogar aus der Ferne.

Dieses DSK-Tool hat Ihnen also einen echten Vorteil gebracht?

Ja, ehrlich gesagt.

Für die Sicherheit seines Hauses hat Herr Zepponi einer der von DSK vorgeschlagenen Lösungen ausgewählt: eine kabellose Alarmanlage.

Warum wollten Sie in Ihrem Haus eine Alarmanlage installieren?

In meiner Nachbarschaft gab es einige Einbrüche, daher wollte ich mein Haus sichern. Erstens, weil es oft unbewohnt ist, entweder weil wir tagsüber nicht zu Hause sind, da wir auf der Arbeit sind, oder weil meine Familie und ich in den Urlaub fahren. In beiden Fällen war es mir wichtig, ein System zu installieren, um erstens mögliche Einbrecher davon abzuhalten, in das Haus einzudringen, und zweitens, damit ich beruhigt das Haus verlassen kann. Das System ermöglicht es mir auch, im Nachhinein zu kontrollieren, ob wir alle Türen und Fenster geschlossen haben.

Was waren Ihre Erwartungen bezüglich der Installation der Alarmanlage?

Ich wollte keine Einschnitte in die Wand schneiden müssen. Da mein Haus neu ist, wollte ich keine Bauarbeiten durchführen müssen. Das von DSK vorgeschlagene kabellose System entsprach perfekt meinen Anforderungen. Ein weiterer wichtiger Punkt für mich war die Bedienung. Ich wollte, dass das System klar und einfach zu bedienen ist, sowohl von mir als auch von einem Kind oder einer älteren Person. Auch hier war die Lösung perfekt, da die Benutzeroberfläche sehr gut durchdacht ist. Das einfache Prinzip gefiel mir sofort. Was das Preis-Leistungs-Verhältnis angeht, bin ich sehr zufrieden. Ich habe allerdings mit anderen Konkurrenten verglichen, aber DSK liegt klar vorne!

Welche Funktionen schätzen Sie besonders?

Die mobile App. Ich benutze sie fast ausschließlich. Sie ist sehr praktisch und ermöglicht es mir, alles von meinem Handy aus zu verwalten. Wenn ich mich zum Beispiel im Ausland befinde und ein Paket erwarte, kann ich jederzeit den Alarm deaktivieren, mein Garagentor aus der Ferne öffnen, damit der Zusteller das Paket dort abstellt, dann schließe ich das Tor wieder und sichere den Perimeter. Es ist auch möglich, Sensoren und Kameras zu platzieren. Es gibt viele Optionen, die Wahl ist daher sehr umfassend.

Würden Sie eine DSK-Alarmanlage an Ihr Bekanntenkreis weiterempfehlen?

Absolut, und das habe ich bereits getan! Ich habe meiner Familie und meinen Nachbarn davon erzählt... Viele von ihnen haben meinen Rat befolgt und sind genauso zufrieden wie ich, sowohl mit dem Material als auch mit dem Service. Denn Sie können die beste Hardware auswählen, die es gibt, aber wenn die Installation schlecht ausgeführt wird, ist das gesamte System fehlerhaft. Hier war der Techniker sehr effizient und der gesamte Service war perfekt. Ich bereue diese Investition wirklich nicht!

DSK Systems ist vor allem für seine Zeitmanagement- und Sicherheitstools für Unternehmen bekannt. Seit über 15 Jahren installiert das Unternehmen aber auch Alarmanlagen für Unternehmen und Privatpersonen!

Unsere Alarmanlage: Leistung und Service

Man vergisst es oft, aber eine Alarmanlage ist nur dann wirklich effektiv, wenn sie von einem echten Service begleitet wird. Mit anderen Worten: Ihre Installation hört nicht nach dem Einbau auf. Davon sind wir bei DSK auf jeden Fall überzeugt. Nachdem wir unseren Kunden die Funktionen unserer Geräte ausführlich erklärt haben, hören wir nicht auf, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Die von uns angebotenen Systeme werden von einem 7-Tage- und 24-Stunden-Service unserer Techniker begleitet, die bei Problemen eingreifen können. Wir bieten auch regelmäßige Wartung an, um ein stets sicheres System zu gewährleisten.

Ein verkabeltes System...

Unsere Alarmanlagen können über ein verkabeltes System betrieben werden, dies ist auch meistens die bevorzugte Installationsmethode für Unternehmen. Die Lösungen von Aritech sind in dieser Situation ideal. Für Privathaushalte hingegen werden eher kabellose Systeme bevorzugt.

...oder ohne Modularkabel

Was auch immer Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget sind, mit der robusten und sicheren drahtlosen Visonic-Zentrale können Sie eine maßgeschneiderte Abdeckung erstellen. Sie besitzen also ein System, das genau Ihren Erwartungen entspricht. Zahlreiche Optionen geben Ihnen die Möglichkeit, die Zentrale bis ins kleinste Detail zu verfeinern. So können Sie beispielsweise angeschlossene Brandsensoren oder eine Rundumabdeckung hinzufügen, die alle Ausgänge Ihres Hauses sichert, selbst wenn Sie sich darin befinden.

Zugang, wo immer Sie sind

Sie müssen nicht unbedingt zu Hause sein, um Ihre Zentrale ein- und auszuschalten. Mit der mobilen App können Sie Ihr Alarmsystem aus der Ferne verwalten, egal wo Sie sind! Außerdem werden Sie kontaktiert, wenn der Alarm ausgelöst wird, und können sich sogar Bilder ansehen, um jegliche Zweifel aufzuheben.

Interessieren Sie sich für unsere Lösungen? Haben Sie eine Frage? Wir stehen Ihnen per E-Mail unter info@dsk.lu zur Verfügung.

In einer Zeit, in der Telearbeit und Abwesenheiten aufgrund von der Gesundheitskrise in den Alltag vieler Berufstätiger Einzug gehalten haben, ist es für Personalverantwortliche nicht einfach, den Überblick über das Zeitmanagement zu behalten. Glücklicherweise gibt es leistungsfähige Tools, die diese Mammutaufgabe erheblich erleichtern. Ein kleiner Überblick über die DSKNet-Lösungen.

NEU! An die Telearbeit angepasste Tools :

> Sie können in TiM ein informatives Telearbeitskonto ausfüllen, damit die Abwesenheit in DSKNet sichtbar ist
> Telearbeit kann direkt von den Angestellten in DSKNet beantragt oder vom Abteilungsleiter ausgefüllt werden
> Eine Nachverfolgung ist jederzeit direkt in TiM möglich oder dann durch einen periodischen Export der Stunden
> NEU: DSKNet PresAbs ermöglicht es, zwischen physisch anwesenden Mitarbeitern und Mitarbeitern in Telearbeit zu unterscheiden

Sonderurlaub aus familiären Gründen :

> Sie können das Abwesenheitsmodul verwenden, da der Urlaub aus familiären Gründen wie jede andere Abwesenheit verwaltet werden kann
> Er kann direkt von den Angestellten in DSKNet beantragt oder vom Abteilungsleiter ausgefüllt werden
> Die Mitarbeiter senden Anträge, die von den Vorgesetzten validiert werden
> Die validierte Abwesenheit wird automatisch in TiM hinzugefügt

Kurzarbeit :

> Sie können ein Kurzarbeitskonto auf die geplanten Tage anwenden
> Bei Teilzeitbeschäftigten können Sie mit der Funktion "Anpassen" die Tage mit den erforderlichen Kurzarbeitsstunden auffüllen

Mobile Zeiterfassung:

> Wenn Ihre Mitarbeiter nicht im Büro anwesend sind, können sie dennoch ihre Arbeitszeit dank unserer virtuellen Stechuhr eintragen
> Zur zusätzlichen Sicherheit können Sie mit der mobilen Zeiterfassung die Stempelungen auch geolokalisieren

Alle diese Konten können im Excel-Format exportiert oder als Liste ausgedruckt werden.

Interessieren Sie sich für unsere Lösungen? Haben Sie eine Frage? Wir stehen Ihnen per E-Mail unter info@dsk.lu zur Verfügung.

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen, die uns unsere Kunden im Zusammenhang mit der aktuellen Gesundheitskrise stellen:

- Für Personen, die aus familiären Gründen beurlaubt sind oder von Zuhause arbeiten, können Sie zusätzliche Abwesenheitskonten einrichten. Klicken Sie hier, um das Verfahren zu erhalten.

Interview mit Herr Guy Ferber, den IT-Manager von der Gemeinde Käerjeng.

Herr Ferber, warum wollten Sie ein Zugangskontrollsystem für einige Ihrer Räumlichkeiten einrichten?

Am Anfang war die DSGVO der Grund für unsere Entscheidung. Wir brauchten eine Lösung, mit der wir den Zugang zu unseren Büros nur auf befugte Personen beschränken konnten, um so bestimmte Daten zu schützen. Da es sich bei der Gemeinde um ein Gebäude handelt, das größtenteils öffentlich zugänglich ist, war es daher notwendig, ein Sicherheitssystem zu implementieren.

Außerdem suchten wir nach einer Möglichkeit, das Problem der physischen Schlüssel zu lösen, was uns mithilfe von Ausweisen nun gelungen ist. Mithilfe der Zugangskontrolle können wir genau festlegen, wer wann Zugang zu einem Büro haben darf und wer nicht.

Wie lief die Einführung der Zutrittskontrolle ab?

Sehr gut! Es gab mehrere Phasen, was übrigens auch dazu führte, dass sich jeder mit dem neuen System vertraut machen konnte. Wir haben zunächst eine Testphase eingerichtet und die Lösung dann auf andere Büros ausgeweitet.

Außerdem mussten die betroffenen Personen lernen, mit der Software umzugehen, und wir mussten untersuchen, wie wir die verschiedenen Tools am besten installieren konnten. Diese Anpassung gelang sehr gut, da die Software intuitiv und einfach zu bedienen ist.

Was hat Ihnen dieses System gebracht? Was sind seine Vorteile im Alltag?

Sicherheit, Zweckmäßigkeit, Zeitersparnis... Kurz gesagt, die autonome Zutrittskontrolle hat unseren Alltag vereinfacht.

Erstens, als Gemeinde empfangen wir verschiedene Clubs oder Vereine. Deren Verantwortliche müssen nun nicht mehr die Schlüssel für die ihnen zugeteilten Räumlichkeiten abholen oder zurückgeben. Sie sind dank des Badge-Systems viel autonomer.

Des Weiteren gab es eine Verbesserung bei der Sicherheit des Zugangs zu Dokumenten und Daten der Gemeinde. Die Mitarbeiter, die in den Büros arbeiten, müssen nicht mehr ständig darauf achten, die Zugangstüren zu den Räumlichkeiten zu verriegeln und die Dokumente in den Schränken einzuschließen.

Als Leiter der IT-Abteilung kann ich es nur begrüßen, dass auf diese Weise die gleichzeitige Sicherheit des Systems, der Daten und der Räumlichkeiten erhöht wurde.

>>> Worum handelt es sich dabei?

Die kabellose Zugangskontrolle (CA) ist eine Klinke oder ein Zylinder, die/der direkt an einer Tür positioniert wird und, wie der Name schon sagt, die Zugangskontrolle ermöglicht. Der Name "kabellos" rührt daher, dass sie nicht per Kabel mit dem Firmennetzwerk verbunden ist. Seine Installation ist daher sehr einfach, selbst an Innentüren.

>>> Die Vorteile des Kabels

Die verdrahteten Komponenten können ständig mit dem zentralen System kommunizieren. Änderungen des Zutritts, neue Öffnungsregeln, aber auch das Lesen der Zutritte sind so in Echtzeit möglich. Bei herkömmlichen kabellosen Systemen ist dies nicht der Fall.

>>>Herkömmliche kabellose Systeme

Ohne Stromversorgung und ohne Netzwerkverbindung müssen diese oft manuell mithilfe von Programmierern oder durch ein System zur regelmäßigen Validierung der Ausweise programmiert werden. In diesem Fall erledigen die Ausweise selbst die Verteilung der Zugangsdaten. Diese Mittel sind umständlich, langsam und nicht immer zuverlässig.

>>> Kabellose Systeme ... vernetzt

Die neue Generation von autonomen CAs enthält Funksender, die verschlüsselt mit Antennen kommunizieren, die mit dem zentralen Netzwerk verbunden sind. Diese drahtlose Verbindung ermöglicht es ihnen, fast alle Vorteile kabelgebundener Komponenten zu haben.

Zutrittsrechte, Zeitprofile und Ausweisänderungen werden automatisch auf alle Komponenten verteilt. Es ist nicht mehr nötig, regelmäßig Ausweise zu aktivieren oder mit einem Programmiergerät Zutritte bei den Zutrittspunkten zu lesen. Die gesamte Wartung des Zutrittssystems wird dadurch viel einfacher und schneller. Dieses System kombiniert also die Einfachheit der Kabellosigkeit mit der permanenten Verbindung des Kabels.

Haben Sie noch weitere Fragen? Die DSK-Spezialisten können Ihnen die Vorteile der einzelnen Systeme erklären und gemeinsam mit Ihnen die beste maßgeschneiderte Zutrittslösung entwickeln.

>>> Was ist es?

Die mobile Zeiterfassung ist eine App (iOS und Android) für Smartphones, die mit Ihrer bestehenden TiM-Anlage verbunden ist. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Ein- und Ausgänge direkt von ihrem Mobiltelefon aus zu stempeln. Die App funktioniert ohne Netz und kann daher auch an Orten, in Gebäuden oder in Kellern ohne GSM-Abdeckung eingesetzt werden.

Die Stempelungen können geolokalisiert und mit vordefinierten Baustellen verbunden werden. Wenn diese eingetragen sind, wird dem Mitarbeiter bei seiner Einstempelung die nächstgelegene angezeigt. Dies ermöglicht eine analytische Verfolgung der Zeit, die auf jeder dieser Baustellen verbracht wurde.

>>> Wer kann die mobile Zeiterfassung nutzen?

Die Mobile Zeiterfassung ist für mobile Mitarbeiter gedacht, die ihren Arbeitstag außerhalb des Büros beginnen oder beenden. Sie ist daher ideal für Handelsvertreter oder Techniker. Wenn die Geolokalisierung aktiv ist, ist eine Kontrolle des Ortes der Stempelung zur Vermeidung von Missbrauch möglich.

>>> Welche Vorteile bringt sie mit sich?

Die mobile Zeiterfassung erfasst die Ein- und Ausgänge aller Mitarbeiter und ersetzt somit die Stundenzettel der Außendienstmitarbeiter. Dies reduziert sowohl den Papierverbrauch als auch die Zeit für die Erfassung und die potenzielle Fehlerquelle. Es verringert auch die Reisezeit, da die Mitarbeiter nicht mehr gezwungen sind, zur Stempelung ins Büro zu gehen.

Die Verwendung von Geolokalisierung und die Verfolgung nach Baustellen liefert Ihnen wertvolle Daten für Ihre Kostenkalkulation und die Nachverfolgung von Rechnungen.

>>> Was sind die Voraussetzungen für die Nutzung der mobilen Zeiterfassung?

Um die mobile Zeiterfassung nutzen zu können, müssen Sie einen Server besitzen, auf den von außerhalb Ihres Netzwerks zugegriffen werden kann. Was Ihre Mitarbeiter betrifft, so müssen diese über ein iOS- oder Android-Mobiltelefon verfügen und die Geolokalisierung aktivieren.

Es ist auch möglich, Ihre TiM-Lösung auf den Servern von DSK Systems hosten zu lassen, wodurch Sie alle Probleme mit Firewalls und dem Netzwerkzugang vermeiden.

Treffen mit Ramona Gengler von Mateco

Frau Gengler, wie haben Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfasst, bevor Sie die Mobile Stempeluhr von DSK nutzten?

Wir notierten alles auf Papier, was sehr zeitaufwendig und mühsam war. Bei Mateco arbeiten viele Techniker, und die Belastung der Zeitplanverwaltung war für eine Person allein zu groß. Wir haben dann das Angebot von DSK studiert, das Preis-Leistungs-Verhältnis war sehr interessant...

Was hat sich durch den Einsatz des DSK-Tools geändert?

Dank der mobilen Stempeluhr sparen wir heute enorm viel Zeit, aber nicht nur das. Es ist ein Gerät, das uns die Arbeit erleichtert. Zum Beispiel für unsere Fahrer: Sie müssen nicht mehr ins Büro kommen, um sich abzustempeln, und sie müssen uns nicht mehr anrufen, um uns nach ihrer letzten Lieferung zu benachrichtigen. Sie sind selbstständiger und alle profitieren davon. Wir alle haben mehr Flexibilität. Wenn wir alle Informationen auf einem Bildschirm abrufen können, anstatt auf Blättern in Ordnern, sparen alle Zeit: unsere Techniker, unsere Fahrer und die Leute, die in der Verwaltung arbeiten.

Wie haben Ihre Mitarbeiter das neue Tool aufgenommen und wie verlief die Inbetriebnahme?

Am Anfang gab es ein paar Versehen, bis sich alle an das neue Verfahren gewöhnt hatten. Aber schon bald fanden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gefallen daran und die Nutzung wurde zu einem Reflex. Außerdem muss ich sagen, dass die mobile Stechuhr sehr einfach zu bedienen ist, sie ist sehr intuitiv und praktisch. Man sieht sehr deutlich, wo man stempeln, wo man abstempeln muss, es könnte nicht einfacher sein!

Haben Sie bei der Einführung dieses Tools die Unterstützung von DSK benötigt?

Nur wenn wir auf Probleme gestoßen sind... die übrigens von unserem Server oder dem Stromnetz ausgingen. In allen Fällen waren sie sehr reaktiv und wir haben das Problem schnell gelöst. Eine Person von DSK kam sofort und half uns, die Dinge wieder in Ordnung zu bringen.  Und wenn wir Fragen haben, müssen wir nie warten, sondern bekommen die Antworten sofort.

Dieses Tool von DSK hat Ihnen also einen echten Vorteil verschafft?

Absolut, seit wir mit DSK zusammenarbeiten, d. h. seit etwa zwei Jahren, ist alles effizienter. Wir sind mit den Produkten und Dienstleistungen sehr zufrieden und ich empfehle sie allen meinen Kollegen.

Frau Echeverria von SOS Kannerduerf verwendet PlanPers, um die Zeitpläne der Support-Teams zu verwalten. Sie beantwortet unsere Fragen.

Sie verwenden das von DSK vorgeschlagene System PlanPers. Was war Ihr Bedarf?

SOS Kannerduerf Lëtzebuerg hat sehr spezifische Bedürfnisse. Zu Beginn hatten wir eine Struktur, die auf klassischen Bürozeiten basiert war, aber diese entwickelte sich weiter bis zur Entstehung von Lebensgruppen, die eine Planung mit erweiterten Arbeitszeiten erforderte. Eine weitere Besonderheit von SOS Kannerduerf sind die Häuser mit SOS-Müttern, die sogenannten "Kannerduerfsfamiljen". Wir entschieden uns für eine Zusammenarbeit mit DSK, vor allem weil ihre Lösungen nicht nur unsere Erwartungen erfüllten, sondern auch mit unserer Lohnsoftware kompatibel waren. Was uns ebenfalls wichtig erschien, war, dass das Unternehmen seinen Sitz in Luxemburg hat. Mit lokalen Partnern zu arbeiten, die ihre Software vor Ort entwickeln, erschien uns besonders interessant. So kommt es, dass wir seit 2018 - 2017 war eine Testphase - das System PlanPers für das Personal der Lebensgruppen und demnächst auch für die Mitarbeiter der Kannerduerfsfamiljen nutzen.

Wie wurden Ihre Probleme gelöst?

Da wir unter den Geltungsbereich des SAS GAV fallen, sind wir gezwungen, mehrere Obergrenzen für die zu planenden und zu leistenden Stunden sowie für Töpfe wie Arbeitgeber- und Arbeitnehmerguthaben einzuhalten. Das PlanPers-System macht es einfach, diese verschiedenen Obergrenzen einzuhalten. Da die Dienste rund um die Uhr geöffnet sind, muss der Personalplan rechtzeitig erstellt werden, damit er den Mitarbeitern mindestens sieben Tage vor seinem Inkrafttreten mitgeteilt werden kann. Die Pausen werden für jede unserer Einheiten maßgeschneidert erstellt. PlanPers hilft uns auch bei der Integration von Mitarbeitern, die nicht in diesen Einheiten arbeiten, wie z. B. die Mitarbeiter der Verwaltung und unseres Déiereprojet, die in Teilzeit mit einer unterschiedlichen Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten.

Wie verlief die Anpassung an das neue System?

Sehr gut! Wir haben uns sehr leicht mit allen Funktionen von PlanPers vertraut gemacht, dank einiger Schulungen durch eine DSK-Mitarbeiterin, die zu uns kam. Sie konnte viele unserer Fragen beantworten und das System sogar nach unseren spezifischen Bedürfnissen einrichten. Wir wurden also gut betreut und die Schulungen waren so umfassend, dass ich meinerseits andere Mitarbeiter schulen konnte, z. B. Gruppenleiter bei ihrer Aufgabe geleistete Stunden von Sondergruppen zu planen oder zu bestätigen. Sobald die Sprache der Tools erlernt ist, läuft die tägliche Verwaltung völlig reibungslos.

Was hat sich durch den Einsatz der PlanPers-Lösung für Ihre Unternehmensstruktur geändert?

In der nahen Zukunft werden wir viel Zeit sparen. Vieles wird bereits automatisch verwaltet, z. B. das Hinzufügen von Nachtstunden, Sonn- und Feiertagen. Deren Export erfolgt vollständig in unsere Software zur Berechnung der Gehälter, was ebenfalls sehr praktisch ist. Im Falle unserer Lebensgruppen und gemäß dem GAV SAS muss jeden Monat eine bestimmte Anzahl von Stunden geleistet werden. Diese Zahl wird je nach Aufgabe der betreffenden Person anteilig berechnet. Es müssen keine Berechnungen mehr manuell vorgenommen werden, da das Programm dank der von DSK vorgenommenen individuellen Einstellungen alles übernimmt. So werden die einzuhaltenden Höchstgrenzen angezeigt und die verschiedenen Salden Monat für Monat übertragen. Wir müssen also nicht mehr täglich die Gesamtstundenzahl für jeden Mitarbeiter berechnen. Sehr nützlich ist auch die monatliche Anzeige der Situation jedes einzelnen Mitarbeiters, in der jeder alle Daten über seine geleisteten Stunden, seine Urlaubstage, seine verschiedenen Guthaben oder auch die freien Tage sowie die Krankheitstage wiederfindet. PlanPers bringt also einen erheblichen Vorteil mit sich: das Zeitersparnis, insbesondere für die Personalabteilung. Außerdem ermöglicht uns diese Lösung, die neue Datenschutzverordnung einzuhalten. Wir sind also sehr zufrieden damit.

Wie läuft Ihre Zusammenarbeit mit DSK?

"Zusammenarbeit" ist der richtige Begriff. DSK ist nämlich nicht nur ein Softwareanbieter, sondern ein echter Kollaborateur. Wir arbeiten gemeinsam an der Lösung von Problemen. Der Austausch ist gegenseitig. DSK ist ein Partner, der immer bestrebt ist, den Erwartungen seiner Kunden bestmöglich zu entsprechen und neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben. So bringen wir ihnen auch ein gewisses Know-how durch die Anwendung des GAV SAS. Darüber hinaus schätzen wir besonders die Reaktionsfähigkeit des Support-Teams. Sobald wir eine Frage haben oder auf ein Problem stoßen, wissen wir, dass wir uns auf sie verlassen können und dass alles getan wird, um sie so schnell und effizient wie möglich zu beantworten. Das Team ist professionell, effizient und hört zu. Ich rufe sie oft an und kann sogar ihre Stimme am Telefon erkennen! Wir haben ein echtes Vertrauensverhältnis aufgebaut, das unsere Zusammenarbeit hoffentlich noch fruchtbarer macht, und wir hoffen, dass die DSK-Entwicklungsabteilung weitere Funktionen nach unseren Bedürfnissen und der SAS CCT entwickeln kann.

Erleichtern Sie sich das Leben mit einem Planning-Tool das in Ihre Zeiterfassung integriert ist!

>>> Meistern Sie unregelmäßige Arbeitszeiten und Schichten

PlanPers ist unsere Planungsapp für Personal- und Abteilungsleiter. Sie ermöglicht es Managern, einen detaillierten Arbeitsplan zu erstellen, indem sie den einzelnen Personen täglich Schichten, Orte und Aktivitäten zuweisen. PlanPers ist für Unternehmen gedacht, die mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und mehreren Standorten arbeiten, oder einen spezifischen Personalbedarf pro Tätigkeit haben. Es berücksichtigt automatisch den Vertrag jedes Mitarbeiters und lässt Sie die täglichen und wöchentlichen Pausen planen.

>>> Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen

Ein Planungstool muss Ihnen das tägliche Management erleichtern. PlanPers bietet Ihnen erweiterte Funktionen, die die Planung einfach und sicher machen :

> Setzen von Zeitplänen pro Tag oder Periode
> Erstellen von Zeitplänen über flexible Zeiträume
> Zuweisung von Stundenplänen und Schemen (modèle?) in einem Klick
> Copy-and-Paste-Funktionen über variable Zeiträume hinweg
> Berücksichtigung von Mitarbeiterverträgen
> Laufende Berechnung des Sollsaldos und dynamische (?) Warnungen
> Validierung des Plans und Hervorhebung von Änderungen
> Drucken und Anzeigen von Plänen in verschiedenen Formaten oder als Webpage

>>> Integration mit der Zeiterfassung

PlanPers ist vollständig in unsere TiM-Software integriert: Es vermeidet somit jegliche Doppelerfassungen und ermöglicht die Berücksichtigung von Daten, die bereits in Ihrem Zeiterfassungssystem erfasst sind, wie z. B. gestellte Abwesenheiten.
PlanPers zeigt die Zeiterfassung in Echtzeit an und liefert somit ein schnelles Feedback über Abweichungen von der Planung. Visuelle Warnungen ermöglichen eine schnelle Anpassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.

Sind Sie an unserer Lösung interessiert? Kontaktieren Sie uns für eine Anfrage.
Wir bieten auch maßgeschneiderte Lösungen an, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Am 25. Mai tritt die neue EU-Datenschutzverordnung in Kraft, die eine grundlegende Aktualisierung der Verwaltungsverfahren mit sich bringen wird. Sie wird nämlich die Regeln, nach denen ein Unternehmen Daten sammeln und verwalten kann, grundlegend ändern.

Als Anbieter von Software im Bereich des Personalwesens und der Sicherheit ist DSK Systems von dieser Verordnung in hohem Maße betroffen. Wir müssen nicht nur unsere eigenen Verfahren mit der DSGVO in Einklang bringen, sondern auch unsere Software anpassen.

Sie haben sicherlich schon von der DSGVO gehört, da es Artikel darüber hagelt. Anstatt sich davon überwältigen zu lassen, bieten wir Ihnen als Regenschirm fünf "Tricks" an, die wir getestet haben, um sich gut darauf vorzubereiten.

Informieren Sie sich!

Dies können Sie anhand von Informationskonferenzen, die von der nationalen Datenschutzkommission angeboten werden, aber auch durch sehr gut gemachte Tools, die Ihnen mit einem Klick eine Fülle von Informationen liefern, erreichen: die Broschüre der nationalen Datenschutzkommission über deren Schutzpflichten, sowie deren Handbuch das in 7 Schritten zusammenfasst, wie Sie sich vorbereiten können, und schließlich die Website des französischen CNIL.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

Die DSGVO betrifft auch die Rechte Ihrer Mitarbeiter. Wenn sie von Anfang an einbezogen werden, werden sie empfänglicher für die Zwecke der Datenverarbeitung sein und Ihnen eine wesentliche Hilfe bei der Erstellung der Liste Ihrer Datenverarbeitungen bieten (z. B. Firewall-Logins, vom Support erhaltene Dateien, Details zu den Anrufen auf den firmeneigenen Mobiltelefonen).

Finden Sie einfach zu verwendende Vorlagen

Neben den umfangreichen Tools der nationalen Datenschutzkommission gibt es auf der Website des CNIL auch einfachere und praktischere Vorlagen für das Register der Datenverarbeitungen. Wenn Sie sensible Datenverarbeitungen haben, müssen Sie Privacy Impact Assessments erstellen. Auch hier bietet Ihnen das CNIL ein einfaches PIA-Tool, mit dem Sie diese Bemühungen strukturieren können.

Beantragen Sie ein Drittgutachten... ohne zusätzliche Kosten

Ab dem 25. Mai wird sich die Rolle der nationalen Datenschutzkommission auf die eines Prüfers beschränken. Auch wenn verschiedene Akteure aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Personalwesen, IT oder Rechtsanwälte Ihnen Dienstleistungen rund um die DSGVO anbieten können, gibt es einen anderen, kostengünstigeren Weg: Ein DSGVO-Audit, das Ihnen aufzeigt, wo Sie sich verbessern können, und es Ihnen ermöglicht, die Kontrolle über die Umsetzung zu behalten. Und wenn Sie konkrete Fragen haben, ist es oft möglich, einen Ihrer Dienstleister, der mit der DSGVO in Verbindung steht, zu kontaktieren, um dessen Meinung ohne zusätzliche Kosten einzuholen.

Bleiben Sie pragmatisch

Das Ziel der DSGVO ist es, die Rechte von Einzelpersonen zu stärken, und nicht, Sie in den Bankrott zu treiben. Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf Details, sondern überlegen Sie stattdessen, wie Ihnen diese Daten nützen. Es kann sich lohnen, zunächst darüber nachzudenken, welche Auswirkungen ein Verlust oder eine Verbreitung der Daten für die betroffenen Personen haben würde. Wenn er vernachlässigbar ist, bleibt die Priorität seiner Behandlung niedrig.

Denken Sie positiv ... die DSGVO kann auch eine gute Gelegenheit sein, Speicherplatz freizumachen und Ihre Systeme zu entrümpeln!

Wenn Sie Fragen zu den DSGVO-Bemühungen bei DSK Systems haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Die DSGVO bringt eine grundlegende Änderung in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Datenverwaltung angehen, mit sich. Sind Sie der Meinung, dass die Botschaft von den luxemburgischen Unternehmen ausreichend ernst genommen wird?

Unsere Gespräche mit Unternehmen in den letzten Monaten haben uns in dieser Hinsicht zwei Erkenntnisse gebracht.

Erstens sind die Unternehmen, die wir auf unseren Konferenzen treffen, oft sehr besorgt, weil sie von den Sanktionen oder von bestimmten Schwierigkeiten gehört haben, die andere Unternehmen bei ihrem Datenmanagement hatten. Für diese Unternehmen besteht die Rolle der nationalen Datenschutzkommission vor allem darin, ihnen die anzuwendenden Grundsätze zu erläutern und ihnen eine Anleitung zu geben, damit sie bei ihren Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften Fortschritte machen können.

Zweitens sind wir der Ansicht, dass es eine große Anzahl von Unternehmen gibt, die sich nicht (oder nicht ausreichend) bewusst sind, welche Regeln sie anwenden müssen. Leider kann man nicht erwarten, sie auf unseren Konferenzen oder Schulungen anzutreffen, einfach weil sie noch nicht die Notwendigkeit erkannt haben, sich zu informieren. Viele Unternehmen fühlen sich nicht betroffen, weil sie keine so genannten "sensiblen" Daten verarbeiten. In Wirklichkeit ist es jedoch nicht so einfach. Alle personenbezogenen Daten fallen in den Geltungsbereich. Auch wenn man davon ausgehen kann, dass die Einhaltung der Vorschriften für diese Unternehmen nicht unbedingt einen enormen Aufwand bedeuten würde, müssten diese Unternehmen dennoch die Übung durchführen, um ihre Konformität zu überprüfen.

Unser Ziel ist es daher, dass die erste Gruppe eine konstruktive Herangehensweise verfolgt und durch die erhaltenen Informationen beruhigt wird - und dass sie diese Botschaft an die zweite Gruppe weitergibt.

Derzeit erfüllt die nationale Datenschutzkommission eine Validierungsfunktion. Diese Funktion wird am 25. Mai wegfallen. An wen können sich Unternehmen dann wenden, wenn sie Beratung oder eine DSGVO-Zertifizierung benötigen?

Die nationale Datenschutzkommission wird weiterhin für die Bereitstellung von Leitlinien zuständig sein. Anleitungen unterscheiden sich von Beratung. Sie richten sich nicht spezifisch an ein Unternehmen, sondern eher an einen Sektor. Grundsätzlich bezieht sie sich auf ein bestimmtes Thema. Dieser Ansatz sollte es ermöglichen, möglichst vielen Unternehmen zu helfen, was durch individuelle "Beratung" nicht möglich wäre. Abgesehen davon wird die nationale Datenschutzkommission natürlich weiterhin Unternehmen zur Verfügung stehen, um ihnen spezifische oder komplexere Fragen zu beantworten, auf die die Leitlinien nicht eingehen können.

Durch ihre Beziehungen zu den zahlreichen Organisationen, die Unternehmen vertreten, hofft die nationale Datenschutzkommission darüber hinaus, diesen Organisationen die notwendigen Instrumente und Leitlinien zu geben, um ihre Mitglieder in Bezug auf den Datenschutz in ihrem jeweiligen geschäftlichen Umfeld zu betreuen. Die nationale Datenschutzkommission hat bereits mehrfach ihre Bereitschaft bekundet, die Unternehmen einzubeziehen und ihnen zu helfen, und diese Botschaft ist gut angekommen. Viele sehr konstruktive Initiativen sind bereits im Gange.

Was die Zertifizierung betrifft, so arbeitet die nationale Datenschutzkommission derzeit an diesem Thema und wird die Unternehmen darüber informieren, sobald die Angelegenheit weit genug fortgeschritten ist. Wir wollen vermeiden, dass Unternehmen glauben, die "Zertifizierung" sei die Lösung für alle Fragen und ihre Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften aufschieben, bis die Zertifizierung verfügbar ist. Wir sind uns der Erwartungen der Unternehmen bewusst und werden diese Angelegenheit so schnell wie möglich vorantreiben. Wir warnen die Unternehmen jedoch davor, dass die Zertifizierung ein Instrument zur "Überprüfung" der Konformität ist. Sie müssen also schon vorher sicherstellen dass sie den neuen Regeln konform sind.

Während strukturierte Daten (vom Typ ERP) recht einfach zu erfassen sind, ist es viel schwieriger, eine Bestandsaufnahme all der kleinen, uneinheitlichen Dateien und Listen (Excel, Text, Briefe, Screenshots...) zu machen. Welche Vorgehensweise empfehlen Sie in Bezug auf diese wenig strukturierten Daten?

Wir empfehlen, zuerst die Verarbeitungen zu identifizieren und dann die Daten auf die Verarbeitungen abzubilden. Tatsächlich kann ein Datensatz in vielen Prozessen verwendet werden (und wird es höchstwahrscheinlich auch). Und es ist der Kontext dieser Verarbeitung, der wichtig ist (z. B. ist ein Name auf einer Liste für einen Newsletter nicht das Gleiche wie ein Name auf einer Liste von Krebspatienten).

Ein weiterer Vorteil dieser Angehensweise könnte die Priorisierung von "Hochrisiko"-Verarbeitungen sein. Inwieweit unstrukturierte Daten bei dieser Art von Verarbeitung eine Rolle spielen, müsste von Fall zu Fall ermittelt werden.

Dieser Angehensweise ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wenn die Übung bis zum Ende durchgeführt wird, sollte das Ergebnis das Gleiche sein. Die nationale Datenschutzkommission macht in diesem Punkt keine Vorschriften und ermutigt die Unternehmen, sich untereinander über Methoden auszutauschen, die gut funktioniert haben.

Einige Wirtschaftssektoren sind stärker von der Verwaltung und Verarbeitung von Daten betroffen als andere. Sehen Sie einen Unterschied in der Anwendung der DSGVO je nach Unternehmenssektor?

Die DSGVO gilt für alle Branchen. Es gibt jedoch Faktoren, die die Anwendung der DSGVO beeinflussen können, wie z. B. die Regulierung eines Sektors. Wenn ein Sektor bereits reguliert ist, sind die Unternehmen vielleicht eher daran gewöhnt, mit den regulatorischen Entwicklungen Schritt zu halten, und haben interne Strukturen aufgebaut, um dies zu gewährleisten.

Wie werden die Kontrollen nach dem 25. Mai 2018 durchgeführt? Sieht sich die nationale Datenschutzkommission nach diesem Datum in einer unterstützenden oder kontrollierenden Rolle?

Die nationale Datenschutzkommission möchte ein Gleichgewicht zwischen Anleitung und Kontrolle wahren. Sie versucht auch, das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass die Kontrollen nicht nur dem Zweck dienen, Sanktionen zu verhängen. Sie sollen es der nationale Datenschutzkommission auch ermöglichen, wiederkehrende Fehlerbereiche zu identifizieren, auf deren Grundlage sie eine Leitlinie erarbeiten kann, die den Unternehmen hilft, sich zu verbessern.

Die vier Ziele, die sich die nationale Datenschutzkommission für die Kontrollen gesetzt hat, sind :

- die Identifizierung von einmaligen und wiederkehrenden Problemen ;
- die Anwendung der bereitgestellten Anleitungen zu überprüfen ;
- Untersuchungen bei gemeldeten Problemen durchzuführen ;
- die Kontrolle der Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften.

Finden Sie in diesem Dokument weitere Informationen über die Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften.

Sehen Sie sich die Fotos von unserer Messe Time & Security Day vom 27. Oktober an.

Ein Tag in Feierlaune

Mit 18 Ausstellern war die Messe anlässlich des 25-jährigen Bestehens von DSK Systems ein großer Erfolg. Fast 200 Besucher und über 100 Unternehmen kamen vorbei, um sich über die Innovationen in der HR- und Sicherheitswelt zu informieren.

Fotos von der Veranstaltung finden Sie in der nachstehenden Galerie.

Für DSK Systems ist 2017 ein besonderes Jahr: Das Unternehmen besteht nun seit 25 Jahren und hat während dieser Zeit seine Rolle als Zeiterfassungsspezialist ausgebaut.

Wir nehmen dies zum Anlass, alle unsere Kunden und solche, die es werden wollen, zu unserer Messe Time & Security 2017 einzuladen, die am 27. Oktober im Tramsschapp stattfinden wird.

Ein Startup auf dem Dachboden

DSK Systems begann 1992 auf dem Dachboden von Gil da Silva. Von Anfang an legten wir großen Wert auf Nähe zu unseren Kunden, einen reibungslosen Kundenservice und die interne Entwicklung unserer prominentensten Lösungen.

Zur Zeiterfassung kam bald der Bereich der Sicherheit hinzu. Seit 1998 liefern wir auch eine ganze Reihe von Produkten, darunter Artikel zur Zugangskontrolle sowie Alarmanlagen und Fernüberwachungssysteme.

Das Vertrauen unserer Kunden

Durch eine Partnerschaft mit der Landewyck-Gruppe im Jahr 1999 konnte DSK Systems langsam, aber stetig wachsen. Wir sind stolz darauf, dass unsere Kunden der ersten Tage auch heute noch Kunden sind. Dies hat es uns auch ermöglicht, gemeinsam mit den Bedürfnissen unserer Kunden zu wachsen.

Die Produkte, die wir heute installieren, haben sich aus tatsächlichen Kundenbedürfnissen entwickelt, auf die wir gestoßen sind. Wir können Ihnen daher 25 Jahre Erfahrung und Entwicklung in unseren Kompetenzbereichen anbieten.

Time & Security 2017

Um dieses Jubiläum zu feiern, laden wir Sie herzlich ein, uns am 27. Oktober von 11 bis 19 Uhr im Tramsschapp in Luxemburg zu besuchen. Zusammen mit unseren Lieferanten und Partnerfirmen möchten wir Ihnen die Gelegenheit geben, uns zu treffen und die von uns angebotenen Produkten zu sehen und anzufassen.

An rund 15 Ständen, die die Bereiche HR, Zeiterfassung und Sicherheit umfassen, können Sie Hersteller und Spezialisten treffen und sich ein konkretes Bild davon machen, was wir Ihnen in diesen Bereichen anbieten können. Wenn Sie Fragen zu dieser Veranstaltung haben, wenden Sie sich bitte an uns unter events@dsk.lu. Weitere Informationen folgen in den nächsten Monaten.

Ein innovatives, benutzerfreundliches und sicheres System - dies bieten wir Ihnen für die Sicherheit und Verwaltung Ihrer Schlüssel.

Wer besitzt in diesem Moment die Schlüssel zu einem Fahrzeug? Wurden die Schlüssel des Technikraums rechtzeitig zurückgegeben? Welche Schlüssel sind aktuell noch im Umlauf?

All dies sind Fragen, die unser proxSafe System mit seinen vier Tools beantwortet:

> proxSafe Commander Software

Die Software vereint alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwendung der Schlüssel Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, jederzeit den Status der Schlüssel einzusehen: Welche Schlüssel befinden sich im Schrank? Welche wurden herausgenommen? Wer hat sie wann entnommen? Die Identifizierung, Kontrolle, Prüfung und Berichterstattung über den Zustand Ihres Schlüsselbestands ist rund um die Uhr möglich.

> Schlüsselschrank(e)

Unsere Schlüsselschränke sind absolut sicher. Ähnlich wie ein Safe lassen sie sich nur öffnen, wenn eine Zugangsberechtigung vorliegt. Sie sind in verschiedenen Größen, Ausstattungen und Modellen erhältlich und können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Die Serie "maxx" bietet zwei Modelle mit Schiebe- und automatischer Türschließung und einer Aufbewahrungskapazität von 32 oder 64 Schlüsseln an.

Die Serie "flexx" gibt es in fünf Größen, mit einer Kapazität von 32 bis 384 Schlüsselplätzen und Glastür. Die Schränke können beliebig miteinander kombiniert werden oder zu einem bestehenden System hinzugefügt werden.

> Zugangsterminal

Neben Ihrem Schlüsselschrank platziert, ermöglicht das Terminal die Zugänge zum Schrank zu identifizieren. Es gibt drei Möglichkeiten, die Tür zu entriegeln: den PIN-Code, die Smartcard oder den Fingerabdruck des Benutzers. Der Schlüsselzugriff kann für jeden Benutzer individuell oder sogar zeitgesteuert programmiert werden.

> Keytags

Sie erleichtern die Identifizierung des gesuchten Schlüssels, indem eine Leuchtdiode anzeigt, wo sich der gesuchte Schlüssel befindet. Der Nutzer kann ihn also in einem Augenblick finden, und zwar auf einfache, schnelle und sichere Weise.

Die Vorteile:

• Keine Wartung. Da die Keytags berührungslos funktionieren, können sie tausende Male in ihre Hülle eingeführt werden, ohne sich abzunutzen. Daher ist keine Wartung oder Pflege erforderlich.


• Eine große Auswahl. Das proxSafe Tool gibt es in verschiedenen Größen, so dass Sie das Tool auswählen können, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Gleichzeitig bleibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr gewähltes Tool später zu ergänzen, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.


• Erweiterte Optionen. Mit der proxSafe Commander Software können Sie Schlüssel zu bestimmten Terminen von Ihrem Smartphone aus reservieren, Erinnerungen versenden wenn Schlüssel nicht zurückgegeben wurden, oder die Rotation von Fahrzeugen in einer gemeinsam genutzten Flotte verwalten. Durch die Verwendung von Schubladenschränken können Sie sogar Ihre technische Ausrüstung verwalten.

Sind Sie an unserem Tool interessiert? Kontaktieren Sie uns für eine Anfrage.

Herr Claude Rollinger, Verantwortlicher für allgemeine Dienste beim Busunternehmen der Stadt Luxemburg, hat sich bereit erklärt, unsere Fragen über seine Erfahrungen mit unserem proxSafe Tool zu beantworten.

Warum haben Sie sich für die Zusammenarbeit mit DSK entschieden und was waren Ihre Bedürfnisse?

Die Stadt Luxemburg arbeitete bereits seit Jahren mit DSK zusammen, allerdings für ein Tool zur Verwaltung der Anwesenheits- und Zugangszeiten. Die Erfahrungen, die wir damit gemacht hatten, waren sehr zufriedenstellend, weshalb wir dem Unternehmen sofort unser Vertrauen für die Nutzung dieses neuen Tools schenkten.

Der Bedarf des Busunternehmens bestand darin, eine ganze Reihe von Schlüsseln verwalten zu können: einen Überblick über ihren Weg zu haben, identifizieren zu können, welche Person sie wann benutzt hat, ob sie sie zurückgegeben hat usw... In diesem Zusammenhang erwies sich der proxSafe Schlüsselschrank als genau das Gerät, das wir brauchten.

Was war Ihr Problem, bevor DSK Ihnen den proxSafe Schlüsselschrank vorschlug?

Wir hatten festgestellt, dass wir viel Zeit mit der Verwaltung der Schlüssel verschwendeten, da sie oft nicht rechtzeitig zurückgegeben wurden und manchmal verlegt wurden. Außerdem hatten wir keinen Überblick über ihre Verwendung.

Was hat sich für Sie durch dieses Tool geändert? Welche Vorteile bietet es Ihnen?

Mit der Einführung des Schlüsselschranks hat sich die Situation von einem Tag auf den anderen verbessert. Wir sparen wertvolle Zeit, da wir immer wissen, wer welchen Schlüssel ausgeliehen hat, wann er ihn aus dem Schrank genommen hat, wann der Schlüssel zurückgegeben wurde usw...

Was die Schlüsselbenutzer betrifft, so ist es ganz einfach: Sie haben einen Ausweis, übrigens denselben wie sie für die Zeiterfassung benutzen, und können (je nachdem, ob man ihnen die Rechte überträgt) auf bestimmte Schlüssel zugreifen oder nicht. Sie halten den Ausweis einfach über den Leser neben dem Schrank und wählen den gewünschten Schlüssel aus. Um den gewählten Schlüssel herum leuchtet ein Ring auf, der die Position des Schlüssels anzeigt: So findet der Benutzer ihn sofort wieder. Das System ist also sehr praktisch und sehr einfach zu bedienen.

Haben sich Ihre Bedürfnisse seit der ersten Verwendung des Schlüsselschranks verändert?

Am Anfang brauchten wir den Schrank vor allem zur Aufbewahrung und Verwaltung von Schlüsseln. Inzwischen haben wir auch einige kleinere Gegenstände wie Ausweise, Karten oder Token hinzugefügt.

Wie verliefen die Installation sowie Ihre ersten Schritte mit dem DSK-Tool?

Sehr einfach. DSK gab uns einige Anweisungen bezüglich der Stromversorgung und der Verkabelung. Dann kam das Unternehmen, um den Schlüsselschrank aufzustellen, und kümmerte sich um die Montage, den Anschluss und die Inbetriebnahme. Wir erhielten eine doppelte Schulung: zum einen für den Verwalter des Computerprogramms und zum anderen, damit die Nutzer wissen, wie das System funktioniert. Seitdem sind wir auf keinerlei Probleme gestoßen! Wir nutzen das System nun schon seit vier Jahren täglich.

Was schätzen Sie an Ihrer Zusammenarbeit mit DSK?

Die Reaktionsfähigkeit! DSK ist ein Partner, der sich unsere Bedürfnisse anhört und sehr schnell darauf reagiert. Außerdem behalten wir immer dieselben Kontaktpersonen, was eine vertrauensvolle Beziehung schafft, die langfristig angelegt ist.

Foto: Mike Zenari 

Erleichtern Sie sich das Leben mit dem von DSK Systems entwickelten Tool "Abwesenheitsantrag".

>>> Eine Zeitersparnis

Dank der automatisierten Funktionen sind die Benutzer von den Belastungen, die normalerweise mit dem Prozess des Urlaubsantrags verbunden sind, befreit: dies heißt somit weniger Arbeit bei der Dateneingabe, keine zu formulierenden Mahnungen und Versand der Informationen nur an die betroffenen Benutzer.

Der Mitarbeiter, der seinem Vorgesetzten einen Urlaubsantrag vorlegen möchte, stellt den Antrag über das DSKnet-Intranet. Der Antrag wird dann an alle Personen gesendet, deren Genehmigung erforderlich ist. Wird die Genehmigung bestätigt, wird der Antragsteller per E-Mail darüber informiert.

Wenn die Hierarchie eine höhere Ebene (N+2) umfasst, wird die zweite Ebene nur dann kontaktiert, wenn die erste Ebene ihre Zustimmung gegeben hat.

Die Vorteile

> Ein automatisierter Workflow
> Aktuelle Urlaubs- und Zeitsalden
> Automatisierte Anträge
> Zustimmungen in verschiedenen Stufen
> E-Mails in der Sprache des Empfängers (FR,DE,EN) bei jedem Schritt
> Die Anzeige der Abwesenheiten von Kollegen in derselben Abteilung

>>> Eine Platzersparnis

Das DSKnet-Tool schafft die Urlaubsantragsformulare vollständig ab. Der gesamte Austausch, die Historie der Anträge und ihre Buchhaltung werden in demselben digitalen Tool zusammengefasst.

>>> Eine Rückverfolgbarkeit

Die gesamte Historie des Antrags-, Genehmigungs- und Aufschubprozesses von Abwesenheiten kann während oder nach der Genehmigung eingesehen werden. Das Datum der Einreichung, die Antworten und die Namen aller Personen die an der endgültigen Entscheidung beteiligt waren sind ebenfalls einsehbar. Diese genaue Rückverfolgbarkeit kann sich im Streitfall als nützlich erweisen, da sie unparteiische und unbestreitbare Informationen liefert und somit jede Diskussion beendet.

Sind Sie an unserer Lösung interessiert? Kontaktieren Sie uns für jegliche Anfrage.

Wir bieten auch maßgeschneiderte Lösungen an, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Frau Joëlle Kayser von der Gewerbeinspektion verwendet die Produkte von DSK Systems bereits seit Jahren. Sie beantwortet unsere Fragen.

Um welche Bedürfnisse zu erfüllen, haben Sie die Dienste von DSK in Anspruch genommen?
In unserer Personalabteilung müssen wir unter anderem den gesamten Bereich verwalten, der mit Gleitzeit, Urlaub und Abwesenheiten zusammenhängt. Je mehr Mitarbeiter wir haben, desto komplexer und zeitaufwendiger werden diese Aufgaben. Wir benötigten daher ein einfaches, schnelles und praktisches System, mit dem wir diese Überwachung optimieren konnten. Das TiM-Tool von DSK ist dafür genau das Richtige, da es uns diese Verwaltung erheblich erleichtert.

Seit wann arbeiten Sie mit TiM?
Wir arbeiten seit 2012 mit DSK zusammen. Wir arbeiten also seit vier Jahren mit der von ihnen entwickelten Software und sind damit sehr zufrieden. Davor arbeiteten wir mit einem anderen System, das viel Zeit und manuelle Eingriffe erforderte. Heute ist dank des TiM-Tools alles automatisiert und wir sind effizienter.

Was hat Sie davon überzeugt, mit DSK zu arbeiten?
Mitarbeiter des Unternehmens waren gekommen, um uns ihre Tools vorzustellen, da wir nach Lösungen insbesondere für die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben suchten. Wir waren sofort der Meinung, dass die Software, die uns angeboten wurde, unseren Anforderungen entsprach. Was den menschlichen Aspekt betrifft, so hatten wir von Anfang an den Eindruck, dass man uns zuhört und uns versteht. Diese erste Einschätzung hat sich später als absolut richtig erwiesen.

Sie sind also mit dem Service zufrieden?
Absolut! DSK ist ein sehr reaktiver Partner. Wenn wir auf ein Problem stoßen, wird es sofort aufgegriffen und mit großer Professionalität gelöst. Wir fühlen uns also absolut gut aufgehoben. DSK demonstriert auch Aufmerksamkeit zum Detail. Das Unternehmen geht genau auf unsere Bedürfnisse ein und bietet maßgeschneiderte Lösungen an. Das ist sehr wertvoll, da sich unsere Erwartungen weiterentwickeln und die Tools, um ihnen gerecht zu werden, ebenfalls.

Wie würden Sie Ihre Zusammenarbeit mit DSK beschreiben?
Wir pflegen eine sehr gute Beziehung. DSK ist ein Partner, auf den wir uns verlassen können. Die Qualität der Dienstleistungen ist unbestreitbar. Sie reagieren schnell und haben ein offenes Ohr. Es ist beruhigend, mit ihnen zusammenarbeiten zu können.

Warum verwenden Sie eine Zeiterfassungssoftware?
Die Anzahl unserer Mitarbeiter ist recht groß, weshalb die Verwaltung und Visualisierung ihrer Anwesenheit am Arbeitsplatz schnell komplex werden kann. Bei der Gewerbeinspektion haben wir ein Gleitzeitsystem. Wenn eine Person zum Beispiel am Ende eines Monats 8 Überstunden verbucht, kann sie wählen, ob sie diesen Ausgleich auf den nächsten Monat übertragen will, in zwei halben Tagen oder einem ganzen Tag. Diese Flexibilität führt zu einer dichten Organisation und einer genauen Überwachung. Hinzu kommt natürlich der gesetzliche Urlaub, aber auch Sozial-, Eltern-, Mutterschafts-, Krankheits- und Familienurlaub. TiM ermöglicht es uns, trotz der vielen Elemente, die dabei eine Rolle spielen, den Überblick zu behalten. Die Tools bieten eine Vereinfachung der Prozesse sowohl für die Manager als auch für die Mitarbeiter.

Welche Vorteile bietet die TiM-Lösung?
Was das Verwaltungstool der Abwesenheiten betrifft, vereinfacht es nicht nur den Prozess der Beantragung, Genehmigung und Nachverfolgung von Abwesenheiten erheblich, sondern es ermöglicht uns auch, jederzeit in Echtzeit einen Überblick über die anwesenden oder abwesenden Personen zu haben, sowie über die Gründe für diese potentiellen Abwesenheiten. Wir haben auch sehr schnell Zugang zu den verschiedenen Abrechnungen der Urlaubs- und Erholungsstunden. Mit einem Klick haben wir Zugriff auf alle Informationen, die wir benötigen. Es ist eine sehr zuverlässige Software, die auch den gesamten Verlauf aufzeichnet. Man kann also sehr leicht die einzelnen Schritte des Prozesses zurückverfolgen: wer hat wann gefragt, wer hat freigegeben usw. Was das Zeiterfassungstool betrifft, so sind wir damit ebenso zufrieden. Auch hier haben wir im Vergleich zu dem System, das wir vorher verwendet haben, an Effizienz gewonnen. Heute wird alles automatisch über ein Badge-System abgewickelt: Es ist nicht mehr nötig, sich einzuloggen, zu registrieren und die Daten manuell einzugeben. Ein einfaches Vorbeigehen am Terminal mit einem Badge genügt.

Sie würden TiM also auch anderen Mitarbeitern empfehlen?
Auf jeden Fall! Ich kann Ihnen versichern, dass dieses Tool uns den Alltag in der Personalverwaltung erleichtert: Es hilft uns, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und uns einen klareren Überblick zu verschaffen. Was die Arbeitnehmer betrifft, so stehen ihnen Mittel zur Verfügung, mit denen sie ebenfalls Zeit sparen können. Jeder gewinnt bei der Sache!